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信息技术与印刷业务管理的有机结合

随着信息技术的迅速发展和印刷企业管理水平的提高，运用计算机技术手段进行业务信息处理，是目前许多印刷企业正在实践的，而且也是企业实现“技术创新，管理创新”的必由之路。经过近几年实施企业信息化工作，可以看到印刷业务信息处理实现自动化、程序化，实际上就是信息技术与印刷业务管理有机结合的过程， 能否达到提高工作效率和管理水平的目的，很大程度上取决于此。本文就如何实现信息技术与印刷业务管理的结合谈几点认识。

一、印刷业务管理需要借助信息技术支持

从印刷企业生产组织、物流控制、财务核算三项基本业务管理看， 借助计算机技术存贮信息量大，计算速度快的特点，增加业务基础数据信息采集量，反映生产动态，调整业务管理方式是很有必要的。这种需求主要在于信息处理的“量”和“时间方面”， 而计算机技术的优势也正在于此。所以实现信息技术与业务管理的有机结合既有需求也有条件。

印刷企业作为离散型加工企业，生产过程是变化的精艺生产过程。印刷业务管理也非常复杂细密，生产、物资、财务等环节承载的业务处理信息量大，表述形式多，随机性变化因素经常出现。印刷产品结构呈多样化状态。每一印件都是单独的产品，从规格数量到加工方式都有别于其它印品。印刷物料品种多，而且计量单位需要换算球铁，不便于物流控制和统计分析，不容易将单个品种发生的成本准确计入生产过程，难于实现按单个印件核算成本。目前大多数印刷企业的成本核算都是按报告期平均分摊材料成本。按市场分析和企业管理的要求， 这是不科学的。目前，财务管理初步实现电算化，但没有形成统一的信息络平台。由于数据不能共享，信息反馈不及时，凭经验管理的方式没有大的改变。因此，建立与生产能力要素相适应的业务信息管理系统是改善传统模式，提高科学化管理水平的有效途径。这个系统应包括以下几方面主要功能。

—— 生产管理方面：建立包括客户信息归集，工价计算、工艺设计1旦人口红利结束、生产订单下达、产品加工进度跟踪等内容的业务运算程序和数据平台，实现计算、调度、查询及客户分析等业务的自动化和上传递业务信息。

—— 物流控制方面：建立包括生产原材料储备、成品及在制品转运、材料价值等情况的物流控制体系。反映各类生产物资存量及成品发送销售情况；按定额配送生产原材料；同时按产品及时滚动加工变动成本， 自动生成生产成本报表。

—— 财务核算资料方面：通过企业财务与业务信息管理系统集成，实现客户生产资料和供应商资料的信息共享；产品销售业务及材料供应业务一次性录入，集中统一处理，在自动生成规范化财务报表的基础上，生成应用于内部管理的考核数据。

—— 人力资源配置方面：在核定设备生产能力、人力定员计划的前提下，建立符合企业设备构成状况和职工技术水平的工时标准。通过运行计算机人力资源管理系统，实现按定额标准动态配置人力资源，合理进行劳动工资分配，形成科学的劳动要素调配机制。

—— 决策管理方面：在NT平台环境下，利用计算机局域和管理软件，归纳整理企业人财物基础信息资料， 自动完成按生产能力排产，按需求发出物料配送指令，动态反映生产进度，按品种核算生产成本，按工时进行内部分配， 自动产生相应的分析报告系统。在提高业务核算的速度和精度同时，为管理决策提供依据。

二、实现信息技术与业务管理有机结合的几个基本要素

实现技术与业务结合的根本途径是建立适应印刷企业管理需求的计算机管理信息系统。通过建设运行这个系统，使业务管理采用先进的计算机技术手段；计算机络系统承载多层次的业务管理信息，实现生产、物流、财务、人力等信息资源的共享和优化配置。以下四个方面是确保印刷企业信息系统建设收到实效的主要因素。

1．选择科学管理模式的应用系统。络是信息的物理载体，应用软件是信息的直接载体，是技术与业务的结合点。选择好的应用软件平台，是信息化工作顺利开展的前提。人们已经认识到：靠经验积累式地“自我完善， 自我提高”来提升企业管理水平，难以收到好的效，必须借助于先进的信息技术，学习吸收先进的管理思想，采用科学的管理模式， 这就是目前M R PII、ERP、JIT等国外模式诸暨以及“海尔 邯钢”经验。

笔者经过参与本企业MRP II产品的选型、实施和二次开发工作，感到选择体现先进管理思想，商品化的集成软件包，对企业的推进信息化建设意义重大，相当于引入了—套先进的管理思想和模式。按照软件的要求把信息技术应用到业务管理中，改变传统的工作方式，使企业的业务管理形成“信息链”，实现信息化带动基础业务工作的创新升级。

2．安装建设安全可靠的计算机络系统。络是信息技术实现的物质基础，合理规划布局是十分必要的。组建络既要根据选择应用软件处理模式、数据流量选择线路和产品， 又要考虑络的可靠性和速率。按终端分布距离采用中继放大等必要的技术手段来保证络数据的畅通、安全和使用效率。

对于应用计算机络系统处理常规生产经营管理业务的企业，系统安全是至关重要的。第一是计算机络系统安全技术保障。要采用必要的双机备份、集中存贮、入侵检测、虚拟专用、漏洞扫描、阵列镜像等技术。第二是保密制度和措施保障。信息工具给业务管理带来便利的同时，也存在着容易泄密的不足，要制订完整的访问权限、系统监督、业务信息存储和涉密安全等制度。信息系统安全管理措施也应随着业务发展而不断调整，补充和完善。从技术设置和制度管理两方面做好系统安全管理。

3．进行合理的业务重组。业务重组是根据信息化工作要求，吸收先进的管理思想，根据企业基础管理实际情况对传统业务模式作出科学的调整。

印刷企业的业务重组主要包括以下三方面。第一，建立新型的生产管理信息模式。这里所说的“新”，就在于生产管理不仅仅是排产调度，还包括按标准制作物料清单，通过产品结构展开产生工艺路线、物料计划、工时计划、周期质量标准等要素，使生产车间、物资调度、质量管理、财务统计等部门能够响应。第二，建立科学的物流控制系统。企业物流管理不仅是简单地供应材料，而是按“零库存，零准接”的原则，实现物料随机配送，产成品及时移库转运，物资库存即时反映。第三，财务建立以加工产品为对象的成本核算体系，及时审核来自销售和采购的帐务信息。改变按车间或工序分摊成本的传统做法，发挥计算机技术处理优势，在科学制订产量、消耗、工时定额的基础上，实现按印件核算成本。

这三个方面的业务重组有一个明显的特点，即打破企业内部按部门行政职能管理的界线，通过交叉互动的业务信息处理，形成数据资料分类录入，集中处理，信息资源 共享的业务管理体系。

4．信息技术与业务管理的结合。运用计算机技术对印刷企业管理提供支持，技术上是完全能够实现的。要通过项目的实施，实现技术与业务的有机结合，使络系统能够以新的形式反映业务需求。

主要工作，一是建立符合计算机技术特性的企业编码体系。代码是信息流通的桥，每个部门信息代码编制、数据栏目设置、存储格式选择都应按科学的标准在项目组的指导下进行，既要满足本部门业务需求，又要符合企业信息系统总体需求，结合计算机处理信息特点。这样在信息化建设过程中，才能以代码为纽带，逐步解除固存的信息孤岛，实现系统内的信息共享，并预留数字化工艺技术与数字管理系统的接口，适应系统功能的扩展需要，为企业未来技术的发展提供良好的信息基础。

二是形成集中的数据处理中心。在引进应用软件的同时，建立健全厂级数据库，形成分点采集、集中处理，为各业务部门、管理层查询和决策提供数据平台。

三是加强对软件功能本身的发掘应用。软件启用初期，技术人员和业务员之间分工并不明显，二者相互协作。随着应用向业务的进一步深入、细化，分工的需求显现出来。要求业务人员根据软件功能和工作实际情况提出合理的业务需求分析，信息技术人员针对软件接口作满足业务特殊需求的二次开发。这样依据管理软件的结构和流程，解决企业需求与软件功能的“冲突”，使系统切合企业现状及发展的需要。

三、实施运行印刷企业计算机管理信息系以满足国内外需求统的有效切入点

实现信息技术与印刷企业业务管理的有机结合的过程，也是推进企业管理信息化的过程。在推进的过程中，除了以上四个方面做好基础工作外，还应注意选取一个有效的切入点，起到以点带面的实施效果。目前印刷企业采用较多的是MRPII／ERP(制造资源计划／企业资源计划)计算机信息技术应用软件系统。国内开发及国外引进的此类软件系统实质都是以生产过程管理为中心，形成生产组织、物流控制、财务结算、销售分析及工资分配等信息管理的闭环系统。经实施运行系统和补充开发的实践，我本人认为，建立科学的BOM(物料清单)模型是实施MRP II系统的基本切入点。

物料清单， 草编制品用以定义产品结构，描述产品、部件、零件之间的装配关系与数量要求，又称为产品结构表或产品结构树。它表达了各种物料之间层次及数量关系，描述了加工产品的基本结构。在MRP系统中，物料是所有产品、半成品、在制品、原材料、协作件、工作中心、工时、产量、产值等生产要素统称。BOM作用于计算机识别物来宾料、接受客户定单、编制计划、成本计算、报价参考、物料追溯等业